STRATEGI PENGEMBANGAN SIA

Cara-cara untuk dapat mendapatkan sistem informasi yang baru yaitu :

1. Membeli Software

•  Software massal (Canned software) dibuat oleh perusahaan pengembang software dan dijual di pasar terbuka untuk berbagai lapisan pemakai yang memiliki persyaratan yang hamper sama. Beberapa perusahaan menggabungkan software dan hardware, serta menjual keduanya sebagai satu paket atau sering disebut sistem terima jadi (turnkey systems). Contoh : restoran umum, tempat penyewaan video, dll

•  Penyedia jasa aplikasi (application service providers – ASPs) menyediakan Web-based software pada computer mereka dan mengirim software ke klien melalui internet. Dalam hal ini perusahaan tidak harus membeli, memasang dan mempertahankan software missal. Melainkan, perusahaan “menyewa” software yang mereka butuhkan dari ASP.

•  Pembelian Software dan SDLC

Perusahaan yang membeli, bukan mengembangkan software SIA, masih harus mengikuti proses SDLC sebagai berikut :

a. Analisis sistem

b. Desain konseptual sistem

c. Desain fisik

d. Implementasi dan perubahan

e. Operasi dan pemeliharaan

•  Memilih Vendor

•  Mendapatkan Hardware dan Software

Perusahaan yang membutuhkan software dan hardware dalam jumlah besar akan mengirimkan permintaan proposal (Request for proposal-RFP) yang mengundang para vendor untuk mengusulkan sebuah sistem pada tanggal yang telah ditentukan.

•  Mengevaluasi Proposal dan memilih sistem

Salah satu cara untuk membandingkan kinerja sistem adalah menggunakan benchmark problem, pekerjaan pemrosesan data dengan kegiatan input, pemrosesan, dan output umum yang akan dip roses oleh SIA baru. Waktu pemrosesan akan dihitung dan dibandingkan, dan SIA dengan waktu terendah akan dinilai paling efisien. Pendekatan lainnya adalah dengan penilaian poin, setiap criteria evaluasi akan diberikan bobot berdasarkan pada tingkat kepentingan relatifnya.

2. Mengembangkan software sendiri
3. Mengontrak perusahaan luar (melakukan outsourcing) untuk mengembangkan dan mengoperasikan sistem tersebut

Cara untuk mempercepat atau meningkatkan proses pengembangan :

1. Rekayasa teknis proses bisnis

Banyak para pakar manajemen sekarang mendukung perubahan radikal, atau apa yang mereka sebut sebagai rekayasa ulang proses bisnis (business process reengineering-BPR). BPR adalah analisis menyeluruh dan pendesainan ulang yang lengkap atas proses bisnis dan sistem informasi untuk mencapai peningkatan kinerja yang dramatis. BPR adalah proses revolusioner yang menantang struktur organisasi, peraturan, asumsi, aliran kerja, deskripsi kerja, prosedur manajemen, pengendalian, dan nilai serta budaya organisasi.

2. Menggunakan prototype

Pembuatan prototype adalah pendekatan ke desain sistem yang mengembangkan model kerja yang disederhanakan dari sistem.

Langkah dalam mengembangkan prototype :

a. Mengidentifikasi persyaratan sistem melalui pertemuan dengan para pemakai untuk menyepakati ukuran dan lingkup sistem, dan untuk memutuskan sistem apa yang harus dimasukkan atau dikeluarkan

b. Mengembangkan prototype awal yang memenuhi persyaratan yang telah disetujui

c. Proses berulang dengan para pemakai mengindentifikasi perubahan, pengembang membuat perubahan, dan sistem tersebut sekali lagi dikembalikan pada para pemakai untuk dievaluasi dan dicoba

d. Menggunakan sistem yang disetujui oleh para pemakai.

Keuntungan dan kelemahan pembuatan Prototipe
Keuntungan	Kelemahan
Biasanya menghasilkan pemahaman yang lebih baik atas kebutuhan pemakai daripada pendekatan lainnya	Membutuhkan banyak waktu pemakai
Keterlibatan pemakai dan kepuasan pemakai yang lebih besar serta lebih sedikitnya resiko sistem tersebut tidak akan digunakan	Jalan pintas yang digunakan untuk mengembangkan prototype dapat mengakibatkan sistem yang tidak efisien
Sistem dapat dikembangkan dengan jauh lebih cepat	Dapat tidak mengarah pada analisis kebutuhan yang menyeluruh dan komprehensif
Kesalahan cenderung dapat dideteksi dan ditiadakan	Para pengembang dapat menyimpangkan proses pengujian dan dokumentasi
Para pemakai dapat melihat dan menggunakan sistem tersebut dan punya peluang untuk membuat perubahan	Dapat mengakibatkan sejumlah reaksi keperilakuan yang negative
Lebih murah daripada pendekatan lainnya	Perulangan dan revisi tanpa akhir dapat diajukan karena perubahan begitu mudah untuk dilakukan

3. Alat pembuatan software dengan bantuan computer (Computer aided software engineering_CASE)

PENGEMBANGAN SISTEM OLEH DEPARTEMEN SISTEM INFORMASI

1. Pengembangan software oleh pemakai terakhir

End User Computing (EUC) adalah pengembangan, penggunaan, dan pengendalian aktif atas sistem informasi berbasis computer oleh para pemakai, dengan kata lain EUC adalah orang yang menggunakan TI untuk memenuhi kebutuhan informasinya sendiri daripada bergantung pada ahli-ahli sistem.

Manfaat dari EUC :

e. Kreasi, Pengendalian, dan Implementasi oleh pemakai

f. Sistem yang memenuhi kebutuhan pemakai

g. Sistem yang memenuhi kebutuhan pemakai

h. Ketepatan waktu

i. Membebaskan sumber daya sistem

j. Kefleksibilitasan dan kemudahan penggunaan

Resiko dari EUC :

a. Kesalahan logika dan pengembangan

b. Pengujian aplikasi yang tidak memadai

c. Sistem yang tidak efisien

d. Sistem yang dikendalikan dan didokumentasikan dengan kurang baik

e. Ketidaksesuaian sistem

f. Duplikasi sistem dan data serta pemborosan sumber daya

g. Peningkatan biaya

2. Perkembangan dan penggunaan oleh pemakai akhir yang tepat

Perkembangan pemakai akhir (End-user development_EUD) terjadi ketika para pemakai informasi mengembangkan aplikasi mereka sendiri dengan menggunakan spesialis computer sebagai penasihat.

MELAKUKAN OUTSOURCE UNTUK SISTEM

Adalah mengontrak perusahaan luar untuk menangani semua bagian dari data aktivitas pemrosesan organisasi. Didalam perjanjian outsource mainframe, penyedia layanan membeli semua computer klien dan mempekerjakan semua atau sebagian besar pegawai klien.

Keuntungan dan Kelemahan Outsourcing
Keuntungan	Kelemahan
Merupakan solusi untuk bisnis dan juga sistem informasi	Kontrak outsourcing tidak terlalu fleksibel karena jangka waktunya
Memungkinkan perusahaan menggunakan dengan lebih baik asset dan sumber daya langka miliknya	Perusahaan dapat kehilangan kendali atas sistem dan data mereka
Memberikan akses ke keahlian yang lebih besar dan canggih	Sejalan dengan waktu, perusahaan dapat kehilangan pandangan atas kebutuhan informasinya dan bagaimana sistem tersebut dapat memberi perusahaan keunggulan kompetitif
Dapat menurunkan biaya sistem informasi keseluruhan perusahaan	Merupakan hal yang mahal dan susah untuk membalik keputusan outsourcing dan mengganti hardware, software, dan orang-orangnya
Dapat menghasilkan pengembangan sistem yang lebih cepat dan lebih efisien	Banyak tujuan dan manfaat outsourcing yang tidak pernah terwujud
Membantu meniadakan puncak kepadatan dan kejarangan penggunaan sistem	Layanan yang diberikanoleh beberapa pihak pemberi layanan, kurang baik
Memfasilitasi pengecilan ukuran perusahaan

Latihan Soal :

1. Kapankah saat yang paling tepat untuk membuat prototipe ...

a. Ketika ada sedikit ketidakyakinan terhadap SIA

b. Ketika kebutuhan pemakai jelas

c. Ketika SIA yang terakhir tidak dapat di visualisasi secara jelas karena proses keputusan masih tidak jelas

d. Ketika ada kemungkinan kecil untuk salah

2. Berikut ini manakah yang bukan merupakan keuntungan dari pembuatan prototipe

a. Definisi yang lebih baik dari kebutuhan pemakai	c. Kepuasan dan keterlibatan pemakai yang lebih tinggi
b. Sistem didokumentasikan dan diuji dengan memadai	d. Waktu pengembangan yang lebih cepat

3. Berikut ini manakah yang bukan merupakan keuntungan dari outsourcing ...

1. Adanya fleksibilitas yang tinggi karena relatif mudah untuk mengganti penyedia jasa tersebut
2. Adanya akses ke para ahli dan jasa khusus yang disediakan oleh penyedia jasa
3. Perusahaan dapat bergerak ketingkat komputasi yang lebih canggih dengan biaya yang wajar
4. Biaya yang lebih efektif untuk mengatasi kejadian peningkatan tajam atau penurunan yang selalu ditemui dalam bisnis musiman

SIKLUS BUKU BESAR DAN PELAPORAN

Sistem pemprosesan transaksi dalam perusahaan dapat dilakukan secara manual maupun komputerisasi.Dua system pemprosesan tersebut akan mempengaruhi input,proses,output,menejemen data dan pengendaliannya.

1. Sistem pemprosesan transaksi secara manual

Transaksi secara manual dimulai dari dokumen sumber transaksi akan dicatat dalam jurnal khusus dan jurnal umum sesuai dengan tipe transosesmpraksinya.

2. Sistem pemprosesan transaksi berkomputerisasi

Sistem pemprosesan transaksi terkomputerisasi pada dasarnya memiliki proses yang sama dengan system pemprosesan transaksi secara manual.

Beberapa keuntungan pemprosesan transaksi terkomputerisasi dibandingkan dengan pemprosesan transaksi secara manual antara lain :

a.       Data transaksi dapat dimasukan melalui alat elektronik dan disimpan dalam media megnetik dari pada disimpan dalam dokumen hardcopy.

b.      Data transaksi dapat diverifikasi dengan program edit checks tanpa harus melibatakan tenaga manusia untuk mendeteksi adanya kesalahan.

c.       Penambahan data dapat dilakukan dengan mudah dan transaksi dapat didentifikasi dengan cepat.

d.      Transaksi dapat diposting dengan cepat kedalam buku besar.

e.       Pemprosesan transaksi dan pembuatan neraca saldo dapat dilakukan dengan cepat.

f.       Laporan keuangan dan laporan lainnya dapat dibuat kapan saja tanpa harus menunggu sampai akhir periode.

g.      Dapat menampilkan jurnal dan buku besar sebagai gambaran dari transaksi yang terjadi.

h.      Laporan dapat disiapkan dengan cepat dan mudah yang telah disimpan dalam computer.

i.        Dapat dibuat dengan cepat laporan dan analisis untuk manajer dari data yang telah disiapkan dalam computer.

SISTEM ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP)

Kelemahan system pemprosesan transaksi terkomputerisasi yany masih tradisional adalah tidak terintegrasinya program-program aplikasi yang digunakan dalam system tersebut.

Sehingga informasi keuangan dan non keuangan yang dihasilkan untuk perencanaan dan pengendaliaan operasi kurang bermanfaat.Untuk mengatasinya sebaiknya menggunakan system ERP.

SISTEM WEB-BASED

Word widw web merupakan jaringan komunikasi informasi.Bagi perusahaan system ini sangat dibutuhkan untuk dapat nenggunakannya harus tersedia program aplikasi.
Imput utama dari siklus buku besar dan laporan keuangan berasal dari output semua siklus lainnya.

TUJUAN SISTEM GENERAL LEDGER

Sistem general ledger menggambarkan pemprosesan keuangan.Tujuan dari system general ledger diantaranya :

a.       Untuk mencatat transaksi akuntansi dengan tepat dan akurat.

b.      Untuk memposting pada rekening yang tepat.

c.       Untuk menjaga keseimbangan jumlah dalam sisi debit dan kredit.

d.      Mengakomodasi kebutuhan pembuatan jurnal penyesuaian.

e.       Untuk menyediakan laporan keuangan yang tepat.

BAGAN REKENING (CHART OF ACCOUNT)

Bagan rekening adalah rekening dalam perusahaan yang meliputi aset,ekuitas,pendapatan dan biaya-biaya.Komposisi kode rekening yang ada dalam chart of accout didesain sesuai dengan kebutuhan informasi internal dan eksternal perusahaan.

KLASIFIKASI DALAM CHART OF ACCOUNT

Klasifikasi rekening harus dapat mereflasi aktivitas perusahaan.

Perusahaan manufaktur membutuhkan manufaktur membutuhkan rekening persediaan dalam tiga buah rekening(persediaan bahan baku,barang dalam proses dan barang jadi).Perusahaan jasa lebih menfokuskan desain rekeningnya pada transaksi jasa.

PENGKODEAN DAFTAR REKENING.

Tipe pengkodean chart of account ada 2 diantaranya:

1) Block account codes.

Dalam desain dengan menggunakan block codes rekening secara berurutan di kategorikan ke dalam klasifikasi rekening dengan membentuk blok,misalnya aktifa lancer.Keuntungannya yaitu jika ada rekening baru dapat disisipkan tanpa harus mengubah kode rekening yang sudah ada.

2) Group Account Codes.

Dalam desain ini memiliki arti tertentu,misalnya kode rekening 112 dapat di artikan digit pertama mempresentasikan kategori mayor rekening(aktiva lancar),Digit ke 2 merepresentasikan klasifikasi intermediate(kas),Dan digit ke 3 merepresentasikan klasifikasi minor rekening (kas di tangan).

SUMBER DATA DAN INPUT.

Transaksi-transaksi yang akan di posting ke general ledger dapat di klasifikasikan ke dalam 6 tipe yaitu:
1) Transaksi eksternal yang bersifat rutin.

2) Transaksi inernal yang bersifat rutin.

3) Transaksi non-rutin

4) Jurnal penyesuaian(adjusting enteries).

Transaksi ini terjadi pada akhir periode akuntansi.Empat tipe adjusting enteries yaitu:

1) Akrual.

2) Defferal.

3) Revaluasi.

4) Koreksi.

5) Jurnal pembalik.

6) Jurnal penutup.

PENROSESAN DATA.

Pemrosesan data dalam system ledger di bagi menjadi dua yakni:

a) Pemrosesan data transaksi harian.

Transaksi yang bersifat harian seperti transaksi penjualan,penerimaan kas,pembelian dan transaksi pengeluaran kas.

b) Pemrosesan akhir periode.

Pada akhir periode ada dua jurnal penyesuaian yang perlu dibuat yaitu jurnal penyesuain yang bersifat rutin dan jurnal penyesuaian yang bersifat tidak rutin.

INFORMASI

Hasil output dari system pemprosesan ledger dapat diklasifikasikan menjadi tiga yaitu:

1. Analisis general ledger.

Digunakan untuk alat pengendalian perusahaan.Ada dua analisis general ledger yaitu general journal listing dan general ledger change report.

2. Laporan keuangan

Laporan keuangan utama yang dibuat oleh perusahaan ada tiga yaitu neraca,laporan,laba rugi dan arus kas.Ketiga laporan dibuat pemakai laporan dari pihak luar perusahaan yang meliputi pemegang saham,kreditur,pemerintah dan analisis keuangan.

3. Laporan manajerial

Data laporan manajerial berasal dari data yang juga digunakan untuk membuat laporan keuangan.

MANAJEMEN DATA

1. Pendekatan file-oriented

File-file disusun untuk kebutuhan spesifik kelompok pemakai tertentu.Berikut ini merupakan representasi pemakai file dalam general ledgerdan siklus laporan keuangan yaitu :
2. General Ledger Master File

File ini merupakan jantung dari database akuntansi.Masing-masing catatan menunjukkan keadaan sebuah akun general ledger.

3. Current Journal Voucher File

File ini berisi detail signifikan yang berkaitan dengan masing-masing transaksi yang telah dipos pada general ledger selama periode berjalan.

4.General Ledger Historiy File

Yang berisi data aktual akun general ledger masing-masing bulan untuk beberapa tahun yang lalu.

5. Responsibility Center Master File

Yang berisi pendapatan dan biaya-biaya aktual dari berbagai devisi.

6. Budget Master File

Berisi jumlah anggaran aset,hutang,pendapatan dan alokasi biaya pada bermacam-macam pusat pertanggungjawaban perusahaan.

7. Financial Report Format File

Berisi informasi yang penting untuk memperoleh format yang beragam.

PENGENDALIAN UMUM

1. Pengendalian Organisasional

2. Pengendalian Dokumentasi

3. Pengendalian Akuntabilitas Aset

4. Pengendalian Praktik Manajemen

5. Pengendalian Operasi Pusat Data

6. Pengendalian Otorisasi